Việc đặt mua đơn hàng ấm chén gốm sứ quà tặng số lượng lớn là một dự án đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và những kinh nghiệm thực tiễn để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tối ưu chi phí và đúng tiến độ cam kết.
Bài viết này của Xưởng Ấm Chén In Logo sẽ là cẩm nang toàn diện, chia sẻ 7 kinh nghiệm quý báu và lời khuyên thực tế khi đặt mua bộ ấm chén in logo số lượng lớn. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong suốt hành trình đặt mua, giúp bạn tự tin biến ý tưởng quà tặng thành hiện thực hoàn hảo.
1. Lập Kế Hoạch Thời Gian Rõ Ràng
Chủ động lên kế hoạch thời gian rõ ràng là yếu tố bắt buộc cho mọi dự án quà tặng ấm chén gốm sứ in logo số lượng lớn. Một lịch trình chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp tránh áp lực tiến độ, đảm bảo đơn hàng giao đúng hạn và hạn chế các chi phí phát sinh không đáng có.
Để xây dựng một kế hoạch đặt hàng ấm chén tối ưu, doanh nghiệp cần tính toán tỉ mỉ 4 yếu tố sau:
- Thời gian sản xuất thực tế: Doanh nghiệp cần tính toán tổng thời gian cần thiết cho toàn bộ quy trình sản xuất ấm trà in logo tại xưởng, bao gồm: thời gian chuẩn bị nguyên liệu, các công đoạn chế tác, tráng men, in ấn logo, các lần nung trong lò, kiểm tra chất lượng và đóng gói hoàn thiện sản phẩm. Mức độ phức tạp của thiết kế ấm chén và quy mô đơn hàng sẽ tác động trực tiếp đến khoảng thời gian này.
- Thời gian duyệt mẫu sản phẩm: Thời gian duyệt mẫu bao gồm cả quy trình sản xuất mẫu thật, vận chuyển mẫu đến tay khách hàng, thời gian kiểm tra và phản hồi. Ngoài ra, mẫu có thể cần chỉnh sửa 1-2 lần, mỗi lần đều tốn thêm thời gian sản xuất và vận chuyển mẫu mới. Việc này đòi hỏi sự phối hợp nhanh chóng và quyết đoán từ cả hai phía doanh nghiệp và nhà sản xuất.
- Thời gian vận chuyển: Doanh nghiệp cần xác định thời gian cần thiết để sản phẩm vận chuyển đến tay mình. Thời gian này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: khoảng cách địa lý, trọng lượng và khối lượng đơn hàng, phương thức vận chuyển,… Đặc biệt không quên tính toán cả thời gian bốc dỡ và kiểm kê hàng hóa tại điểm đến.
- Thời gian dự phòng: Luôn nên cộng thêm khoảng 10-15% tổng thời gian dự kiến vào kế hoạch của bạn. Khoảng thời gian dự phòng này sẽ giúp đối phó với các tình huống phát sinh không lường trước như: vấn đề về nguyên liệu, sự cố máy móc tại xưởng, ảnh hưởng thời tiết hoặc các yếu tố khách quan khác nằm ngoài tầm kiểm soát.
Với 15 năm kinh nghiệm dày dặn, Xưởng Ấm Trà Bát Tràng đặc biệt khuyến khích quý doanh nghiệp đặt hàng sớm vào các mùa cao điểm như cuối năm, Tết Nguyên Đán, Trung thu, 8/3, 20/10 hoặc mùa sự kiện cao điểm (Đại hội, sự kiện mùa hè…).
Doanh nghiệp nên chủ động lên kế hoạch đặt hàng ấm chén sớm vào các dịp cao điểm
Nhu cầu quà tặng tăng vọt trong những thời điểm này thường kéo theo sự quá tải tại các xưởng sản xuất và đơn vị vận chuyển. Do đó, việc lên kế hoạch và đặt hàng sớm hơn bình thường ít nhất 1-2 tháng là vô cùng cần thiết để đảm bảo tiến độ và tránh các phụ phí phát sinh do yêu cầu gấp.
2. Hoạch Định Ngân Sách Chi Tiết
Việc hoạch định ngân sách chi tiết giúp doanh nghiệp điều hướng hiệu quả mọi chiến dịch quà tặng ấm chén gốm sứ in logo số lượng lớn. Một kế hoạch tài rõ ràng giúp bạn tối ưu hóa lựa chọn sản phẩm phù hợp, đồng thời giữ cho chi phí trong tầm kiểm soát.
Để xây dựng kế hoạch ngân sách hiệu quả, doanh nghiệp cần tính toán 5 khoản mục chính tác động đến giá đơn hàng ấm chén trà in logo:
- Giá trị bộ ấm chén: Khoản chi này phụ thuộc vào chất liệu gốm ( sứ trắng, men màu, men hỏa, men rạn, tử sa,…), kiểu dáng, dung tích, số lượng sản phẩm trong một bộ và độ tinh xảo của hoạ tiết thiết kế.
- Chi phí in ấn logo: Đây là phần chi phí để đưa dấu ấn thương hiệu lên sản phẩm ấm chén quà tặng. Nó phụ thuộc vào phương pháp in ấn logo lên ấm chén (in lụa hoặc in decal) và độ phức tạp của logo (số lượng màu sắc, kích thước, vị trí in, số lượng mặt in,…). Logo càng cầu kỳ, chi phí in càng cao.
- Chi phí bao bì & đóng gói: Bao bì không chỉ bảo vệ sản phẩm mà còn là ấn tượng đầu tiên. Chi phí này tùy thuộc vào loại bao bì (hộp carton vách ngăn, hộp xi lót lụa, hộp diêm định hình quai xách lót lụa,…), thiết kế và in logo lên bao bì cùng các phụ kiện đóng gói (vật liệu chống sốc, thùng carton,…)
- Chi phí vận chuyển: Bao gồm chi phí vận chuyển từ xưởng đến điểm nhận hàng của doanh nghiệp, chịu ảnh hưởng bởi khoảng cách, yêu cầu về thời gian và tổng trọng lượng/thể tích của lô hàng.
- Các khoản chi phí bổ sung (nếu có): Bao gồm chi phí cho các dịch vụ đặc biệt như thiết kế mẫu ấm chén độc quyền, phí sản xuất mẫu thử hoặc các phụ kiện trà đạo đi kèm. Ngoài ra, cần tính đến khả năng chi phí gia tăng nếu đặt hàng vào các dịp cao điểm.
Giá thành của đơn hàng ấm chén trà gốm sứ in logo phụ thuộc vào nhiều yếu tố
Một số kinh nghiệm để doanh nghiệp tối ưu ngân sách quà tặng ấm chén số lượng lớn bao gồm:
- Tìm hiểu kỹ các yếu tố tác động đến giá: Doanh nghiệp cần nắm rõ những yếu tố tác động đến giá đơn hàng ấm chén in logo như chất liệu, độ phức tạp của thiết kế, kỹ thuật in ấn và số lượng đặt hàng để hiểu cơ cấu giá và lên kế hoạch phù hợp.
- Yêu cầu báo giá chi tiết: Luôn đề nghị nhà cung cấp phân tách rõ ràng từng khoản mục chi phí.
- Thảo luận về chính sách chiết khấu số lượng lớn: Đặt hàng quy mô càng lớn càng mang lại đơn giá cạnh tranh.
- Dự trù ngân sách dự phòng: Chuẩn bị thêm khoảng 5-10% tổng ngân sách để linh hoạt đối phó với mọi chi phí phát sinh ngoài dự kiến, đảm bảo chiến dịch quà tặng diễn ra suôn sẻ,
3. Lựa Chọn Xưởng Sản Xuất Uy Tín
Quyết định lựa chọn đối tác sản xuất ấm chén gốm sứ uy tín là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng và uy tín của chính thương hiệu bạn. Năng lực thực sự và độ tin cậy của nhà cung cấp sẽ quyết định sự thành công của toàn bộ dự án quà tặng ấm chén số lượng lớn của doanh nghiệp.
Để đánh giá và lựa chọn xưởng sản xuất đáng tin cậy, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng 4 khía cạnh sau:
- Kinh nghiệm & Hồ sơ dự án: Doanh nghiệp hãy tìm hiểu lịch sử hoạt động và bề dày kinh nghiệm của xưởng trong ngành sản xuất ấm chén gốm sứ. Ngoài ra nên yêu cầu xưởng cung cấp các sản phẩm mẫu đã thực hiện, đặc biệt là những đơn hàng có quy mô hoặc yêu cầu tương tự của bạn. Việc tham khảo danh sách khách hàng và dự án đã hoàn thành là bằng chứng rõ nét về năng lực và uy tín của xưởng.
- Năng lực sản xuất & Trang thiết bị: Tìm hiểu thông tin về quy mô nhà xưởng, số lượng nhân lực và hệ thống máy móc thiết bị được trang bị (như máy in công nghệ cao, lò nung công nghiệp đạt chuẩn),… Quy mô sản xuất và hệ thống trang thiết bị hiện đại là yếu tố quyết định khả năng đáp ứng đơn hàng lớn trong thời gian yêu cầu
- Quy trình kiểm soát chất lượng (QC): Quý doanh nghiệp nên hỏi rõ về các bước kiểm tra chất lượng được áp dụng, từ khâu kiểm tra nguyên liệu đầu vào, kiểm soát quá trình chế tác, tráng men, nung đến kiểm tra chất lượng in ấn và thành phẩm cuối cùng. Quy trình QC minh bạch là dấu hiệu của sự chuyên nghiệp và cam kết chất lượng.
- Uy tín và phản hồi khách hàng: Ngoài thông tin do xưởng cung cấp, hãy chủ động tìm kiếm các đánh giá, nhận xét từ các đối tác đã từng hợp tác với họ trên các nền tảng trực tuyến. Đây là nguồn thông tin đáng giá, giúp bạn có cái nhìn chân thực về chất lượng dịch vụ và sản phẩm của xưởng.
Xưởng Ấm Trà Bát Tràng In Logo tự hào mang đến cho quý doanh nghiệp một trải nghiệm hợp tác trực tiếp không qua trung gian, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư cho quà tặng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tùy chỉnh linh hoạt theo mọi yêu cầu dù là nhỏ nhất, đảm bảo sản phẩm phản ánh đúng tinh thần thương hiệu bạn.
Xưởng Ấm Trà Bát Tràng In Logo chuyên sản xuất bộ ấm chén trà in logo số lượng lớn, đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ
Quy trình sản xuất được thực hiện nghiêm ngặt ở từng công đoạn cùng với sự tư vấn chuyên sâu, sát sao từ đội ngũ nghệ nhân và kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm. Điều này đảm bảo mỗi bộ ấm chén đạt chất lượng cao, thẩm mỹ đẹp mắt, mang giá trị sử dụng lâu dài với mức giá tối ưu nhất.
4. Trao Đổi Quy Cách Đơn Hàng Rõ Ràng
Để đảm bảo dự án quà tặng diễn ra suôn sẻ, việc thiết lập một thỏa thuận rõ ràng và chi tiết với nhà cung cấp là vô cùng quan trọng. Sự minh bạch trong mọi thông tin sẽ là nền tảng vững chắc, giúp cả doanh nghiệp và xưởng sản xuất tránh được những hiểu lầm, sai sót không đáng có, từ đó tiết kiệm thời gian và ngân sách.
Doanh nghiệp cần làm rõ và ghi nhận bằng văn bản ít nhất 7 yếu tố quan trọng sau:
- Thông số chi tiết của ấm chén: Các thông số ấm chén cần đề cập bao gồm:
- Loại ấm chén: Xác định rõ chất liệu chính của bộ ấm chén, ví dụ như bộ ấm chén sứ trắng, bộ trà tử sa, hay ấm trà men hỏa biến
- Kiểu dáng: Mô tả chi tiết dáng ấm (ví dụ: dáng bưởi cành, dáng vuông, dáng đài cát…), cùng với kiểu dáng của chén và đĩa lót đi kèm, để đảm bảo sự đồng bộ và thẩm mỹ như mong muốn.
- Dung tích: Cung cấp dung tích chính xác (theo đơn vị ml hoặc lít) của cả ấm trà và tách trà
- Màu sắc men sứ: Chỉ định rõ màu sắc men sứ bạn lựa chọn hoặc các tùy chọn màu sắc đặc biệt bạn yêu cầu.
- Số lượng sản phẩm trong bộ: Xác định rõ ràng các thành phần đi kèm trong mỗi bộ (ví dụ: 1 ấm + 6 chén + 7 đĩa lót cho bộ tiêu chuẩn, 1 ấm + 1 chén + 1 khay cho bộ trà độc ẩm). Hoặc các phụ kiện đi kèm như cốc tống, hũ tăm, gạt tàn, hũ đựng trà,… để tạo thành một bộ quà tặng hoàn chỉnh.
- Yêu cầu in ấn logo: Chỉ định rõ ràng kỹ thuật in logo bạn muốn áp dụng (in decal màu, in decal vàng kim, in lưới), vị trí in logo (thân ấm, nắp, chén, đĩa lót,…), kích thước logo, số lượng màu sắc và bất kỳ thông điệp nào cần in kèm.
Doanh nghiệp cần trao đổi rõ các yêu cầu in ấn logo để tối ưu hoá dấu ấn thương hiệu trên bộ ấm trà quà tặng
- Yêu cầu về đóng gói: Mô tả chi tiết loại bao bì mong muốn cho mỗi bộ quà tặng (ví dụ: hộp carton định hình, hộp xi lót lụa, hộp diêm lót lụa quai xách hoặc hộp thiết kế theo yêu cầu,…). Đồng thời, làm rõ quy cách đóng gói các bộ ấm chén vào thùng lớn (số lượng bộ/thùng, vật liệu chèn lót, yêu cầu chống sốc,…) để đảm bảo an toàn tối đa trong quá trình vận chuyển.
Một số giải pháp bao bì ấm chén trà quà tặng tại Xưởng Ấm Trà Bát Tràng
- Số lượng đặt hàng chính xác: Ghi rõ tổng số lượng bộ ấm tách trà cần sản xuất.
- Thời gian giao hàng dự kiến: Xác định ngày giao hàng cụ thể hoặc khung thời gian giao hàng mong muốn.
- Thông tin nhận hàng: Cung cấp địa chỉ giao hàng và thông tin người nhận hàng (tên, số điện thoại)
- Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng: Xác định rõ đơn giá cho mỗi sản phẩm (bao gồm chi phí in ấn, đóng gói cơ bản chưa?), tổng giá trị đơn hàng, thuế VAT và các chi phí khác nếu có (phí vận chuyển, phí thiết kế mẫu riêng,…).
Kinh nghiệm cốt lõi: Mọi thỏa thuận cần được ghi nhận bằng văn bản. Việc văn bản hóa các giao dịch và thỏa thuận sẽ tạo căn cứ pháp lý vững chắc, đồng thời là tài liệu tham chiếu quan trọng cho cả hai bên trong suốt quá trình sản xuất và giao nhận, giúp giải quyết mọi vấn đề phát sinh minh bạch và hiệu quả.
5. Duyệt Mẫu Thực Tế Cẩn Thận
Việc kiểm tra mẫu ấm chén in logo thực tế là điều bắt buộc trước khi phê duyệt sản xuất hàng loạt. Đây là cơ hội để doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về thành phẩm cuối cùng, tránh được những sai sót đáng tiếc có thể gây lãng phí lớn về thời gian và ngân sách khi sản xuất số lượng lớn.
Khi nhận được mẫu thử ấm chén in logo từ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng 3 yếu tố chính sau:
- Chất lượng phôi sứ: Kiểm tra độ dày dặn, trọng lượng có cân đối không. Dùng tay cảm nhận độ mịn màng của lớp men sứ, đảm bảo không có vết sần sùi, rỗ hay chấm đen. Đồng thời, kiểm tra xem kiểu dáng và dung tích của mẫu có chính xác như yêu cầu ban đầu đã thống nhất hay không.
- Màu sắc thực tế: Doanh nghiệp cần so sánh màu men sứ của mẫu và màu logo/hình ảnh được in trên ấm chén với file thiết kế gốc đã được phê duyệt. Hãy quan sát mẫu dưới nhiều điều kiện ánh sáng khác nhau (ánh sáng tự nhiên, ánh sáng đèn văn phòng) để có cái nhìn chính xác hơn.
- Chất lượng in ấn: Kiểm tra kỹ lưỡng độ sắc nét, đảm bảo logo không bị mờ, nhòe, lem màu hay răng cưa. Đánh giá độ bám dính của lớp mực in bằng cách cạo nhẹ vào mép logo để xem mực có dễ bong tróc không. Cuối cùng, xác nhận vị trí và kích thước in đã chuẩn xác theo thiết kế đã duyệt.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mọi chi tiết của ấm, tách trà và đĩa lót
Để đánh giá và nhận xét chính xác hơn về mẫu sản phẩm, doanh nghiệp nên tìm hiểu các tiêu chí đánh giá chất lượng ấm chén gốm sứ in logo làm quà tặng. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện, phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra phản hồi hiệu quả.
Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra mẫu thực tế, doanh nghiệp cần lập tức phản hồi chi tiết và rõ ràng với nhà sản xuất. Mọi góp ý, yêu cầu chỉnh sửa (nếu có) cần được truyền đạt nhanh chóng để họ có thể lên kế hoạch điều chỉnh và tiến hành các bước tiếp theo của quy trình sản xuất hàng loạt, tránh làm chậm trễ tiến độ toàn dự án.
6. Thỏa Thuận Rõ Ràng Điều Khoản Thanh Toán & Chính Sách Hậu Mãi
Khi đặt mua ấm chén số lượng lớn, việc thiết lập các điều khoản rõ ràng về tài chính và hỗ trợ sau bán hàng là vô cùng quan trọng. Một hợp đồng minh bạch sẽ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp bạn và xây dựng nền tảng tin cậy với nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cần chú trọng thảo luận và ghi nhận bằng văn bản các nội dung chính sau:
- Phương thức và tiến độ thanh toán:
- Quy định cụ thể về tỷ lệ % cần đặt cọc trước khi xưởng bắt đầu sản xuất (thường là 30-50%) và làm rõ các đợt thanh toán tiếp theo.
- Xác định thời hạn thanh toán cuối cùng sau khi đã nhận đủ hàng và hoàn tất kiểm tra chất lượng.
- Thống nhất hình thức thanh toán (chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt,…).
- Chính sách đổi trả hàng hóa: Đây là điều khoản cực kỳ quan trọng đối với mặt hàng ấm trà gốm sứ dễ vỡ.
- Xác định rõ ràng các trường hợp sản phẩm được coi là lỗi và đủ điều kiện đổi trả. Ví dụ như lỗi kỹ thuật từ nhà sản xuất (nứt vỡ trong quá trình sản xuất/vận chuyển, men không đều, biến dạng,…), sai quy cách (sai dung tích, sai màu men,…) hoặc lỗi in ấn logo (sai vị trí, sai màu, mờ nhòe, bong tróc,…).
- Quy định rõ quy trình thông báo lỗi (ví dụ trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận hàng), thời hạn báo lỗi và thời gian thực hiện việc đổi trả dự kiến.
- Chính sách bảo hành: Doanh nghiệp cần làm rõ các điều khoản bảo hành sau:
- Phạm vi bảo hành (những lỗi cụ thể nào được bao gồm, ví dụ: cam kết logo không bong tróc, không phai màu trong điều kiện sử dụng thông thường; lỗi men do sản xuất; nứt vỡ không do tác động ngoại lực).
- Thời gian bảo hành
- Điều kiện cụ thể để áp dụng chính sách bảo hành
Kinh nghiệm cốt lõi: Để bảo vệ quyền lợi của mình và tránh mọi tranh chấp không đáng có, hãy đảm bảo tất cả các điều khoản liên quan đến thanh toán và chính sách hậu mãi đều được ghi chép rõ ràng và minh bạch trong hợp đồng hoặc các văn bản pháp lý có giá trị tương đương. Điều này tạo ra một cơ sở vững chắc cho mối quan hệ hợp tác lâu dài.
7. Kiểm Tra Hàng Hóa Nghiêm Ngặt Khi Nhận
Một kinh nghiệm then chốt ở giai đoạn cuối cùng của quá trình đặt hàng là phải kiểm tra hàng hóa nghiêm ngặt ngay khi nhận hàng. Bước này giúp quý doanh nghiệp xác nhận số lượng sản phẩm được giao chính xác và chất lượng đạt đúng như cam kết trong hợp đồng.
Dưới đây các là các bước kiểm tra đơn hàng ấm chén khi nhận hàng:
- Đối chiếu số lượng tổng thể: Khi lô hàng được giao đến, hãy tiến hành kiểm đếm cẩn thận tổng số lượng kiện hàng hoặc thùng carton bạn nhận được. Sau đó, hãy mở ngẫu nhiên một vài thùng để xác minh số lượng bộ ấm chén bên trong mỗi thùng và tiến hành đối chiếu với biên bản bàn giao từ nhà cung cấp.
- Kiểm tra chất lượng ngẫu nhiên: Với một đơn hàng số lượng lớn, việc kiểm tra từng chiếc ấm chén là không khả thi. Do đó, hãy chọn ra một tỷ lệ phần trăm nhất định của lô hàng (ví dụ: 5-10% số lượng bộ sản phẩm) từ nhiều thùng khác nhau để kiểm tra chất lượng. Phương pháp này giúp bạn có cái nhìn khách quan về sự đồng đều của chất lượng lô hàng.
Kiểm tra kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp xác định các sai sót và phản ánh với nhà sản xuất kịp thời
Dưới đây là những quy tắc hàng đầu doanh nghiệp cần ghi nhớ khi nhận được đơn hàng ấm chén in logo:
- Chỉ ký vào biên bản xác nhận đã nhận đủ hàng sau khi đã hoàn tất quá trình kiểm tra và hoàn toàn hài lòng với số lượng và chất lượng của lô hàng.
- Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào (thiếu hàng, có sản phẩm lỗi, hư hỏng trong quá trình vận chuyển,…), hãy lập biên bản ghi nhận tình trạng thực tế chi tiết. Đừng quên chụp ảnh hoặc quay video làm bằng chứng xác thực.
- Thông báo ngay lập tức cho nhà cung cấp để họ có thể nắm bắt thông tin và cùng phối hợp đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Việc đặt mua ấm chén gốm sứ in logo số lượng lớn đòi hỏi kinh nghiệm và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nắm vững 7 kinh nghiệm chúng tôi chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp bạn tự tin hơn, tránh rủi ro và tối ưu hóa mọi khía cạnh.
Xưởng Sản Xuất Ấm Trà Bát Tràng tự hào là đối tác tin cậy, cam kết mang đến những bộ ấm chén in logo chất lượng cao, tối ưu chi phí và đúng tiến độ. Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết cho đơn hàng của bạn!